Nebenkostenabrechnung 2025: Bis zum 31.12.2026 muss sie beim Mieter sein

Für das Abrechnungsjahr 2025 läuft die Frist am 31. Dezember 2026 ab. Bis dahin muss die Nebenkostenabrechnung im Briefkasten des Mieters liegen, nicht in Deinem Postausgang. Wer die Frist reißt, verliert die Nachzahlung, muss aber ein Guthaben trotzdem auszahlen. Dieser Artikel zeigt, wie Du die Frist sicher einhältst, welche Ausnahmen das Gesetz kennt und was passiert, wenn die Abrechnung erst im Januar ankommt.

Was das Gesetz genau verlangt

§ 556 Abs. 3 BGB ist kurz. Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen (Satz 2). Nach dieser Frist ist eine Nachforderung ausgeschlossen, es sei denn, Du hast die Verspätung nicht zu vertreten (Satz 3).

Drei Dinge stecken in diesem Satz, die in der Praxis oft untergehen:

• Der Abrechnungszeitraum zählt, nicht das Kalenderjahr. Rechnest Du vom 01.01. bis 31.12. ab, endet die Frist am 31.12. des Folgejahres. Läuft Dein Zeitraum vom 01.07. bis 30.06., endet sie am 30.06. Der Zeitraum darf höchstens zwölf Monate lang sein.
• "Mitteilen" heißt Zugang. Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Frist zugehen. Das Absendedatum spielt keine Rolle. Dazu gleich mehr.
• Die Frist gilt für Wohnraum. Bei Gewerbemietverträgen gibt es diese Ausschlussfrist nicht, dort greift nur die allgemeine Verjährung.

Nachforderungen aus dem Jahr 2025 sind also ab dem 1. Januar 2027 in der Regel weg. Guthaben nicht: Die Pflicht zur Abrechnung bleibt bestehen, und ein Überschuss des Mieters muss ausgezahlt werden, egal wie spät die Abrechnung kommt.

Abgeschickt ist nicht zugegangen

Das ist der Punkt, an dem die meisten Fristversäumnisse entstehen. Der Bundesgerichtshof hat entschieden, dass das rechtzeitige Absenden nicht genügt. Die Abrechnung muss dem Mieter innerhalb der Frist tatsächlich zugehen, und Du musst das im Streitfall beweisen. Geht ein Brief auf dem Postweg verloren oder kommt er verspätet an, ist das Dein Risiko, weil die Post in Deinem Auftrag unterwegs ist (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08).

Zugegangen ist ein Schreiben, sobald es so in den Machtbereich des Mieters gelangt ist, dass unter normalen Umständen mit dem Lesen zu rechnen ist. Ein Brief im Hausbriefkasten ist zugegangen, wenn üblicherweise geleert wird. Wer am 31. Dezember um 22 Uhr einwirft, bewegt sich auf dünnem Eis, weil dann erst am nächsten Tag mit der Entnahme zu rechnen ist. Und der nächste Tag ist der 1. Januar.

Für die letzten Wochen des Jahres heißt das:

• Persönliche Übergabe mit Datum und Unterschrift auf einer Kopie ist der sicherste Weg.
• Einwurf in den Briefkasten mit Zeugen, der Datum und Uhrzeit bestätigt, ist die zweitbeste Variante. Der Zeuge sollte nicht Dein Ehepartner sein, wenn es sich vermeiden lässt.
• Einwurf-Einschreiben dokumentiert den Einwurf durch den Zusteller. Das Übergabe-Einschreiben ist dagegen riskant: Trifft der Zusteller niemanden an, landet nur ein Benachrichtigungszettel im Kasten, und der Brief liegt in der Filiale. Holt der Mieter ihn nicht ab, ist die Abrechnung nicht zugegangen.
• E-Mail ist zulässig, weil das Gesetz keine Schriftform vorschreibt. Beweisen musst Du den Zugang aber auch hier. Eine Lesebestätigung oder eine Antwort des Mieters hilft, ein Sendeprotokoll allein nicht.

Ab Mitte Dezember solltest Du dem normalen Brief nicht mehr vertrauen. Die Zustellzeiten rund um die Feiertage sind unberechenbar, und jeder Tag Verzögerung fällt auf Dich zurück.

Welche Abrechnung die Frist wahrt

Die Frist ist nur gewahrt, wenn die Abrechnung formell wirksam ist. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs braucht sie dafür vier Bestandteile: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, die Angabe und, wo nötig, Erläuterung des Umlageschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen (BGH, Urteil vom 29.01.2020, VIII ZR 244/18). Fehlt einer dieser Punkte, gilt die Abrechnung als nicht erteilt, und die Frist läuft weiter, als hättest Du nichts geschickt.

Inhaltliche Fehler sind weniger dramatisch. Eine falsche Zahl, ein Rechenfehler, eine nicht umlagefähige Position: Die Abrechnung bleibt formell wirksam, die Frist ist gewahrt, und Du kannst korrigieren. Nach dem 31.12.2026 allerdings nur noch zugunsten des Mieters. Wer im Februar 2027 merkt, dass er die Grundsteuer vergessen hat, bekommt sie nicht mehr nachgeschoben. Was ein formeller und was ein inhaltlicher Fehler ist, steht ausführlich im Artikel Mieter widerspricht der Nebenkostenabrechnung.

Daraus folgt eine klare Regel für den Dezember: Lieber eine vollständige Abrechnung mit einer geschätzten Position als gar keine. Eine Schätzung, die Du als solche kennzeichnest, ist ein inhaltlicher Punkt und lässt sich korrigieren. Eine fehlende Abrechnung lässt sich nicht heilen.

Wann die Verspätung nicht Dein Problem ist

Die Ausnahme in § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB greift, wenn Du die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hast. Der klassische Fall ist ein Grundsteuerbescheid oder eine Versorgerrechnung, die trotz Nachfrage nicht kommt. Zwei Bedingungen hängen daran:

1. Du musst Dich gekümmert haben. Wer den Versorger im Oktober nicht angeschrieben hat, kann sich im Januar nicht auf dessen Rechnung berufen. Notiere Dir, wann Du wen angemahnt hast.
2. Du musst schnell nachholen. Sobald das Hindernis weg ist, also die Rechnung vorliegt, hast Du im Regelfall drei Monate Zeit, die Abrechnung zu erstellen oder die fehlende Position nachzuschieben (BGH, Urteil vom 05.07.2006, VIII ZR 220/05). Wer dann noch trödelt, hat die Verspätung wieder zu vertreten.

Praktisch heißt das: Fehlt am 20. Dezember nur eine Position, rechnest Du alles andere ab und weist die fehlende Position offen als "folgt, sobald der Bescheid vorliegt" aus. Damit wahrst Du die Frist für alles, was Du hast, und für den Rest greift die Ausnahme. Zu Teilabrechnungen bist Du nicht verpflichtet (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB), aber sie sind erlaubt.

Der Sonderfall Eigentumswohnung. Viele Vermieter einer einzelnen Wohnung warten auf die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft, und die kommt oft erst im Sommer oder wird monatelang nicht beschlossen. Der Bundesgerichtshof hat dazu deutlich gesagt: Der Beschluss über die WEG-Abrechnung ist keine Voraussetzung für Deine Abrechnung gegenüber dem Mieter. Du musst innerhalb der zwölf Monate abrechnen, auch wenn die Eigentümerversammlung noch nicht getagt hat (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Liegt Dir die Verwalterabrechnung vor, rechnest Du auf ihrer Grundlage ab, auch ohne Beschluss. Liegt sie nicht vor, rechnest Du mit den Einzelbelegen und Hausgeldzahlungen ab, die Du hast. "Die Verwaltung war zu langsam" ist vor Gericht kein Argument, es sei denn, Du kannst zeigen, dass Du die Unterlagen wiederholt angefordert hast.

Was der Mieter darf, wenn die Abrechnung ausbleibt

Die Frist ist kein Selbstzweck. Der Mieter soll in überschaubarer Zeit wissen, ob er Geld bekommt oder nachzahlen muss. Bleibt Deine Abrechnung aus, hat er zwei Hebel, die beide teurer werden als jede Nachzahlung, die Du verlierst:

• Im laufenden Mietverhältnis darf er die weiteren Vorauszahlungen zurückbehalten, bis Du abgerechnet hast (§ 273 BGB; BGH, Urteil vom 29.03.2006, VIII ZR 191/05). Er zahlt dann nur noch die Kaltmiete. Kündigen kannst Du deswegen nicht, weil kein Zahlungsverzug vorliegt.
• Nach Ende des Mietverhältnisses kann er die gesamten Vorauszahlungen der nicht abgerechneten Periode zurückfordern, und zwar direkt, ohne Dich vorher auf Abrechnung verklagen zu müssen (BGH, Urteil vom 09.03.2005, VIII ZR 57/04). Du wehrst das nur ab, indem Du abrechnest. Und dann zählt wieder: Guthaben auszahlen, Nachforderung nach Fristablauf weg.

Dazu kommt ein dritter Effekt, der oft übersehen wird: Ohne Abrechnung kannst Du die Vorauszahlungen nicht anpassen. § 560 Abs. 4 BGB setzt eine Abrechnung voraus, und nach dem Bundesgerichtshof muss sie inhaltlich richtig sein (BGH, Urteil vom 15.05.2012, VIII ZR 245/11). Wer 2026 nicht abrechnet, fährt 2027 mit den alten, meist zu niedrigen Vorauszahlungen weiter.

Mieter ist 2025 ausgezogen: Was sich ändert und was nicht

Die Frist ändert sich nicht. Auch für einen Mieter, der am 31. März 2025 ausgezogen ist, endet der Abrechnungszeitraum am 31.12.2025 und die Frist am 31.12.2026. Abrechnen musst Du für seine drei Monate, anteilig nach den Regeln aus dem Mietvertrag, und erst dann, wenn das Jahr vorbei ist und die Jahreskosten feststehen.

Zwei Dinge sind beim ausgezogenen Mieter anders:

• Der Zugang wird schwieriger. Du brauchst die aktuelle Adresse. Hol sie Dir beim Auszug schriftlich, spätestens bei der Kautionsabrechnung. Ein Brief an die alte Adresse geht nicht zu, auch wenn der Nachmieter ihn freundlich weiterreicht.
• Die Kaution darfst Du anteilig zurückhalten. Für eine zu erwartende Nachzahlung aus der noch offenen Nebenkostenabrechnung darfst Du einen angemessenen Teil der Kaution einbehalten, bis Du abgerechnet hast (BGH, Urteil vom 18.01.2006, VIII ZR 71/05). Angemessen heißt: orientiert an der letzten Nachzahlung, nicht die ganze Kaution. Bei preisgebundenem Wohnraum gilt das nicht.

Wer den ausgezogenen Mieter erst im Januar 2027 abrechnet, hat die Nachforderung verloren und muss den zurückbehaltenen Kautionsanteil in voller Höhe auszahlen.

Dein Plan bis zum 31. Dezember

Von September bis Jahresende sind es knapp vier Monate. Das reicht bequem, wenn Du die Reihenfolge einhältst. Der Engpass ist fast nie das Rechnen, sondern das Warten auf Unterlagen.

September: Unterlagen einsammeln

• Alle Rechnungen für 2025 in einen Ordner: Grundsteuerbescheid, Wasser und Abwasser, Müll, Straßenreinigung, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Gartenpflege, Schornsteinfeger, Aufzug, Allgemeinstrom.
• Fehlt eine Rechnung, schreib den Versorger oder die Verwaltung jetzt an und heb das Schreiben auf. Das ist Dein Beleg für den Fall, dass die Ausnahme greifen muss.
• Bei Eigentumswohnungen: Verwalterabrechnung 2025 anfordern, auch wenn sie noch nicht beschlossen ist.
• Heizkosten: Liegt die Abrechnung des Messdienstes vor? Wenn nicht, jetzt anstoßen. Messdienste brauchen im Herbst Wochen. Rechnest Du selbst ab, brauchst Du die Zählerstände zum 31.12.2025 und die Brennstoffrechnungen des Jahres.
• Mieterwechsel 2025 notieren: Ein- und Auszugsdaten, Zwischenzählerstände, aktuelle Adressen der Ausgezogenen.

Oktober und November: Abrechnung erstellen und prüfen

• Die vier Pflichtbestandteile durchgehen: Gesamtkosten je Art, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlungen. Die Checkliste für die Nebenkostenabrechnung nimmt sie Punkt für Punkt.
• Vorauszahlungen mit dem Kontoauszug abgleichen. Anzusetzen ist, was tatsächlich gezahlt wurde, nicht was im Vertrag steht.
• Leerstand richtig zuordnen: Der Anteil leerer Einheiten bleibt bei Dir, der Schlüssel läuft über die Gesamtfläche.
• Heizkosten und Warmwasser nach Heizkostenverordnung verteilen, 50 bis 70 Prozent nach Verbrauch. Bei mehr als zwei Wohnungen ist zudem die CO2-Kostenaufteilung Pflicht.
• Wenn die Abrechnung deutlich im Plus oder Minus landet, gleich die Vorauszahlung für 2027 anpassen. Das geht nur mit dieser Abrechnung in der Hand.

Dezember: Zustellung sichern

• Bis zum 10. Dezember raus, dann reicht auch der normale Brief noch mit Puffer.
• Danach nur noch persönlich, mit Zeugen oder per Einwurf-Einschreiben. Kein Übergabe-Einschreiben.
• Fehlt eine Position immer noch: trotzdem abrechnen, Position offen kennzeichnen, nach Eingang innerhalb von drei Monaten nachreichen.
• Kopie der Abrechnung mit Zustellvermerk ablegen. Datum, Weg, Zeuge.

Für die Abrechnung selbst hilft der Leitfaden zur Nebenkostenabrechnung, zum Nachrechnen einzelner Positionen der kostenlose NK-Rechner.

Wenn der 31. Dezember trotzdem vorbei ist

Dann rechne trotzdem ab, und zwar sofort. Drei Gründe:

• Die Abrechnungspflicht besteht weiter. Ein Guthaben des Mieters bleibt fällig, und ohne Abrechnung greifen die oben beschriebenen Rechte des Mieters an den Vorauszahlungen.
• Die Ausnahme kann greifen. Hast Du die Verspätung nicht zu vertreten, bleibt die Nachforderung durchsetzbar. Aber nur, wenn Du innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Hindernisses abrechnest.
• Die Vorauszahlungen für 2027 lassen sich nur mit einer Abrechnung anpassen. Eine zu spät kommende, aber richtige Abrechnung kann zwar keine Nachforderung mehr begründen, sie zeigt aber, wo die Vorauszahlung stehen müsste.

Ehrlich mit dem Mieter umgehen zahlt sich hier aus. Eine verspätete Abrechnung, in der Du die ausgeschlossene Nachforderung selbst mit null ausweist, erzeugt weniger Konflikt als eine Nachforderung, die der Mieter mit einem Satz vom Tisch wischen kann.

Häufige Fragen

Reicht es, wenn ich die Abrechnung am 31.12. zur Post gebe?

Nein. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter innerhalb der Frist, nicht das Absendedatum. Postlaufzeiten und Verlust gehen zu Deinen Lasten.

Darf ich den Mieter im Januar noch zur Nachzahlung auffordern?

Nur wenn Du die Verspätung nicht zu vertreten hast, etwa weil ein angemahnter Bescheid erst im Januar kam, und Du dann innerhalb von drei Monaten abrechnest. In allen anderen Fällen ist die Nachforderung ausgeschlossen.

Muss ich ein Guthaben auch nach der Frist auszahlen?

Ja. Die Ausschlussfrist trifft nur Deine Nachforderung. Der Anspruch des Mieters auf sein Guthaben bleibt bestehen.

Ich habe die Verwalterabrechnung der WEG noch nicht. Verlängert das meine Frist?

Nein. Der Beschluss der Eigentümergemeinschaft ist keine Voraussetzung für Deine Abrechnung gegenüber dem Mieter. Rechne mit den Unterlagen ab, die Du hast, und fordere die fehlenden nachweisbar an.

Kann ich eine Position nachträglich ergänzen?

Innerhalb der Frist ja, auch nach oben. Nach der Frist nur, wenn Du das Fehlen nicht zu vertreten hattest und innerhalb von drei Monaten nach Eingang der Unterlage nachreichst. Sonst geht eine Korrektur nur noch zugunsten des Mieters.

Mein Mieter ist ausgezogen und zahlt keine Vorauszahlungen mehr. Gilt die Frist trotzdem?

Ja, unverändert bis zum Ende des zwölften Monats nach dem Abrechnungszeitraum. Für die erwartete Nachzahlung darfst Du bis zur Abrechnung einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten.

Wie lange kann ich eine fristgerecht berechnete Nachzahlung einfordern?

Drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie fällig wurde (§ 195, § 199 BGB). Die Abrechnungsfrist von zwölf Monaten und die Verjährung der Nachforderung sind zwei verschiedene Dinge.

Dieser Artikel gibt den Stand September 2026 wieder und ist eine Orientierung für die Praxis, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall, besonders bei größeren Beträgen oder Streit über das Verschulden, ersetzt er die Prüfung durch einen Fachanwalt für Mietrecht oder Deinen Vermieterverein nicht.